Автоматизация магазина розничной торговли:
от хаоса к порядку

Что такое автоматизация магазина?

Автоматизация магазина представляет собой комбинацию аппаратного и программного обеспечения, предназначенного для упрощения рутинных бизнес-процессов в торговой точке.

В настоящее время в нашей стране не существует легально функционирующих торговых предприятий, которые бы не использовали элементы автоматизации, независимо от размера бизнеса и сферы деятельности. Первым шагом к автоматизации розничной торговли стало внедрение онлайн-касс, инициированное государством. Согласно Федеральному закону N 54-ФЗ от 22.05.2003, с 1 июля 2018 года все организации и индивидуальные предприниматели, занимающиеся расчетами, обязаны использовать контрольно-кассовую технику с фискальным накопителем.

Государство, безусловно, преследовало свои цели — увеличение налоговых поступлений и легализацию бизнеса. Однако предприниматели также получили определенные преимущества. Например, теперь нет необходимости вести кассовую книгу и предоставлять ее для проверки в налоговые органы. Контроль за работой сотрудников стал проще, а денежные средства не могут «уйти мимо кассы». Все финансовые операции фиксируются в компьютере, что позволяет при возникновении споров с покупателями осуществлять возврат или обмен товара даже без наличия чека.

Еще одним шагом к повсеместной автоматизации розничной торговли стало внедрение в 2010 году ФГИС «Меркурий», а в 2016 году — системы ЕГАИС и обязательной маркировки «Честный знак». Эти меры направлены на борьбу с контрафактной и некачественной продукцией и способствуют модернизации торговли.

Предприниматели, занимающиеся продажей алкогольной и табачной продукции, обуви, автомобильных шин, одежды или лекарственных средств, не могут игнорировать автоматизацию в своих торговых точках. Работа с товарами, подлежащими обязательной маркировке, возможна только при наличии эффективной системы автоматизации магазина. Вопрос лишь в том, насколько глубоко эта система интегрирована в бизнес.

Преимущества автоматизации магазина

К числу преимуществ автоматизации как крупных, так и мелких торговых точек можно отнести следующие аспекты:

1.  Электронный документооборот. Обеспечивает быструю связь между различными отделами, своевременную отчетность в контролирующие и налоговые органы, а также соответствует действующему законодательству. Заказы и заявки могут оформляться онлайн в соответствии с установленным графиком.

2. Внутренняя аналитика. Позволяет рассчитывать прибыль и объемы продаж компании, анализировать движение товаров и цен, а также предоставляет доступ к ключевым показателям в режиме реального времени для быстрого принятия управленческих решений.

3. Упорядочение работы в торговом зале.  Штрихкоды считываются сканером, что снижает вероятность ошибок со стороны сотрудников и ускоряет процесс обслуживания клиентов. Печать этикеток позволяет указывать информацию о товаре и его весе, а электронные весы с функцией передачи данных облегчают работу продавцов, передавая точные данные в систему учета. Терминалы сбора данных ускоряют процессы идентификации, приемки и выкладки товаров.

4. Упрощение учета. Система товароучета хранит и обрабатывает информацию о номенклатуре, контрагентах и продажах, обеспечивая связь между подразделениями компании и фискальными органами.

5. Программы лояльности. Легко реализуются различные программы лояльности, такие как социальные скидки, бонусы за крупные покупки, акции на определенные товары и накопительные карты. Система товароучета позволяет гибко управлять ценами.

В итоге, автоматизация даже небольшого магазина значительно упрощает и структурирует работу персонала. Она способствует дисциплине, снижает риски краж и других противоправных действий как со стороны сотрудников, так и покупателей.

Задачи и проблемы, которые решает автоматизация торговли

Автоматизированные системы предоставляют владельцам магазинов и управляющим следующие возможности:

1. Учет товаров — возможность отслеживать товары поштучно, по партиям, по срокам годности и другим характеристикам.

2. Контроль продаж — возможность видеть, кто провел продажу, с какими скидками и в какое время.

3. Ускорение обслуживания клиентов — использование онлайн-касс, сканеров штрих-кодов и эквайринга для повышения скорости обслуживания.

4. Аналитика — доступ к информации о прибыли, маржинальности и оборачиваемости товаров.

5. Планирование закупок — возможность планировать закупки на основе остатка товаров и прогнозируемого спроса.

6. Работа с маркировкой — учет товаров, таких как табак, обувь, одежда и лекарства, в соответствии с требованиями системы «Честный ЗНАК».

7. Интеграция с ФНС — корректная передача данных в ОФД и формирование отчетности в соответствии с законодательством.

ПО и оборудование для розничного магазина

Перед началом автоматизации магазина важно разобраться в бизнес-процессах, которые происходят в торговой точке. Это поможет определить, какие аспекты можно автоматизировать и какие инструменты для этого будут необходимы.

К основным средствам автоматизации торговли относятся:

Аппаратное обеспечение:
- кассовые POS-системы;
- сканеры штрих-кодов;
- терминалы сбора данных (ТСД);
- принтеры для ценников и этикеток;
- чекопечатающие машины или контрольно-кассовые аппараты с ЭКЛЗ;
- денежные ящики;
- торговые весы;
- торговые автоматы;
- электронные ценники.

Программное обеспечение:
- кассовые программы для управления POS-системами, включая серверы для обслуживания нескольких терминалов;
- системы управления торговым залом (Front-office);
- системы управления торговым предприятием (Back-office);
- дополнительные модули для систем управления, такие как инструменты для поддержки принятия решений, автоматизация выкладки, программы для доставки;
- ПО для автоматизации розничной торговли (для ТСД, информационных киосков и других устройств).

В первую очередь владельцу бизнеса понадобится персональный компьютер или ноутбук для установки товароучетной программы. С её помощью можно оформлять поставки и продажи, управлять перемещением товаров на складе, а также вводить и выводить номенклатуру. Товароучетная система будет генерировать первичную документацию по стандартным формам и собственным шаблонам, предоставлять информацию о ценах, сохранять данные о контрагентах и формировать отчеты по продажам, прибыли и обороту. Это ключевой элемент автоматизации.

Следующим шагом станет комплектование кассового узла. Для этого необходимо приобрести POS-систему, которая включает в себя моноблок (можно заменить на ПК, планшет или смартфон), фискальный регистратор, стационарный сканер штрих-кодов и программируемую клавиатуру. В зависимости от потребностей, POS-система может быть дополнена считывателем магнитных карт, денежным ящиком, принтером этикеток, электронными весами и беспроводным сканером.

Чтобы все оборудование функционировало совместно, помимо товароучетной системы также понадобятся специальные программы для ТСД, принтера этикеток и штрих-кодов, а также для смартфонов или планшетов.

Как выбрать оборудование и программное обеспечение в зависимости от формата торговли

При выборе оборудования и программного обеспечения для магазина важно учитывать индивидуальные особенности, такие как:

- количество торговых точек;
- поток клиентов;
- наличие и количество складов;
- общий объем продаж (неделя, месяц, год);
- численность персонала;
- необходимые функции (документооборот, программы лояльности, работа с маркировкой и т. д.).

Совместимость программного обеспечения и оборудования

Теперь подробнее о том, как программное и аппаратное обеспечение взаимодействуют друг с другом и какие проблемы могут возникнуть с совместимостью.

Предположим, предприниматель решил обновить свою бизнес-модель и составил список необходимого оборудования для автоматизации магазина. В стремлении сэкономить он приобрел устаревшие модели от различных производителей. Все устройства удалось соединить, но вскоре система начала давать сбои.

В чем причина? Программные продукты постоянно обновляются, в то время как устаревшее оборудование может не поддерживать новые версии софта. Даже современные устройства могут некорректно работать из-за несовместимости их конфигураций и встроенных функций. В результате после установки программного обеспечения могут возникнуть проблемы с обменом данных между компонентами системы.

Чтобы решить проблемы совместимости, может понадобиться помощь эксперта. Возможно, потребуется заменить некоторые устройства или программное обеспечение. В некоторых случаях может быть необходимо разработать специализированные программы под уникальные задачи бизнеса.

Этапы внедрения автоматизации торговли в розничном магазине

Внедрение автоматизации в рознице включает несколько ключевых этапов:

1. Определение причин для автоматизации. Первоначально необходимо выяснить, что побудило предпринимателя принять решение о модернизации. Причинами могут быть такие факторы, как недостаточная конкурентоспособность, резкий рост товарооборота, стремление сократить затраты или желание улучшить качество обслуживания клиентов. Анализ этих причин поможет выработать стратегию для успешного внедрения автоматизированного учета на предприятии.

2. Разработка методов достижения поставленных целей. На этом этапе осуществляется выбор необходимого оборудования, а также надежного производителя и сертифицированного поставщика программного обеспечения. Важно уделить этому аспекту особое внимание, поскольку неправильно подобранные инструменты автоматизации могут привести к непредвиденным расходам в будущем.

3. Приобретение необходимых технических средств. Это включает в себя как оборудование, так и программное обеспечение. При выборе ориентируйтесь на доступный бюджет: если он ограничен, выбирайте оптимальные базовые комплекты для автоматизации.

4. Установка оборудования в торговой точке. Возможно, потребуется изменить расстановку или перепланировать помещение для более удобного использования нового оборудования. Также следует позаботиться об установке средств безопасности, таких как камеры видеонаблюдения и сигнализация.

5. Обучение сотрудников. Этот этап требует особого внимания, так как процесс обучения может оказаться более сложным, чем предполагалось. Не все сотрудники могут принять новшества, и в случае необходимости придется обновить штат, что потребует значительных временных затрат.

Самостоятельная автоматизация или услуги интегратора?

При попытке самостоятельно автоматизировать процессы в магазине, владелец рискует столкнуться с различными проблемами, которые могут привести к увеличению расходов. Наиболее распространенные ошибки включают:

- отсутствие предварительной подготовки: перед установкой нового оборудования и программного обеспечения не был наведен порядок на складе и в торговом зале, не внедрена система штрихкодирования, а также не даны четкие инструкции сотрудникам;
- выбор решения с избыточной функциональностью, что усложняет работу магазина и вызывает недовольство среди персонала;
- несовместимость кассового оборудования и программного обеспечения, что затрудняет интеграцию кассовой и товароучетной систем, и в итоге основная часть работы все равно выполняется вручную;
- недостаток понимания у сотрудников о том, как вести учет товаров с помощью новых программ и терминалов сбора данных, из-за отсутствия инструкций и обучения.

Обратившись к нашим специалистам для комплексной автоматизации под ключ, вы получите:

- анализ существующих проблем;
- профессиональные консультации по всем вопросам;
- смету, позволяющую планировать бюджет;
- готовый комплект оборудования и программного обеспечения, подобранный под ваши задачи;
- полный спектр сопутствующих услуг: подключение, настройка, интеграция с внешними системами и многое другое;
- возможность выполнения большинства работ дистанционно, что избавляет от необходимости оплачивать выезд специалистов;
- обучение персонала работе с новым программным обеспечением и оборудованием.

В заключение, важно подчеркнуть, что успешное ведение бизнеса в розничной торговле невозможно без автоматизации. Эпоха калькуляторов, бумажных накладных и Excel-таблиц уже осталась позади. Зачем выполнять вручную ту работу, которую можно доверить специализированным устройствам и приложениям? Чем быстрее вы автоматизируете складские процессы, торговлю и учет, тем больше возможностей получите для роста вашего бизнеса и увеличения прибыли.