Обслуживание контрольно-кассовой техники (ККТ)

Законодательные требования  

Федеральный закон № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в РФ» обязует все предприятия и ИП использовать ККТ. За небольшими исключениями, прописанными в ст. 2.

Что еще важно знать:

1. Современную ККТ называют онлайн-кассами, поскольку они должны передавать данные в налоговую через интернет в режиме реального времени (исключения также прописаны в ст. 2 ФЗ № 54).

Разрешенные к использованию в России модели кассового оборудования внесены в государственный реестр ККТ. Посмотреть его можно на сайте ФНС России — раздел «Новый порядок применения контрольно-кассовой техники». Кассовые устройства, не включенные в этот перечень, использовать запрещено.

2. Все кассы должны быть зарегистрированы в налоговом органе. Это можно сделать онлайн в ЛК на сайте ФНС России.

3. Нельзя использовать кассы без фискального накопителя (ФН). Его следует регулярно заменять через 13/36 месяцев в зависимости от вида деятельности и системы налогообложения собственника касс.

Данные о пробитых кассами чеках отправляются в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Реестр ОФД также ищите на портале ФНС России.

Несоблюдение законодательства может привести к штрафам, полному запрету деятельности и даже уголовной ответственности (в случаях сознательного уклонения от использования ККТ или фальсификации фискальных данных). Размеры штрафов смотрите в ст. 14.5 КоАП РФ.

Виды обслуживания ККТ

Процесс обслуживания ККТ

Процесс технического обслуживания кассового оборудования должен быть системным и происходить с четкой периодичностью.

Обслуживание АРМ специалистами ИТЛ включает:

• сопровождение автоматизированных рабочих мест;
• работа по SLA с любым сервисным окном;
• техподдержка по всей России и СНГ

Ежедневно

Продавцы (или другой линейный персонал) проводят ряд несложных манипуляций в соответствии с инструкцией кассового оборудования, осматривают его на предмет неисправностей, сильных загрязнений и механических повреждений. Эти несложные действия часто игнорируют или делают спустя рукава, что может привести к выходу онлайн-касс из строя. Важно проводить регулярный инструктаж и обучение сотрудников, что также могут взять на себя специалисты Центра технического обслуживания.

Еженедельное, ежемесячное техническое обслуживание:

• осмотр корпуса ККМ на наличие загрязнений и повреждений;
• проверка износа деталей кассового оборудования;
• контроль настроек ПО;
• фиксация наличия и целостности пломб на ККТ;
• тестирование работоспособности касс;
• контроль правильности формирования чеков, корректность отправки данных в ОФД.

Ежеквартально:

• Регламентное обслуживание ККМ в соответствии с требованиями изготовителей касс.
• Техническое обслуживание ККТ:
  1. осмотр кассового аппарата, удаление старых пломб;
  2. определение степени износа механических узлов ККМ;
  3. тестирование, контроль настроек кассовых систем;
  4. настройка необязательных опций (рекламного текста, межстрочных интервалов);
  5. установка марок-пломб.

Раз в год:

• осмотр внутренних и внешних компонентов, электронных узлов кассовых машин;
• удаление загрязнений и смазка деталей ККМ;
• обновление ПО касс;
• плановая замена ФН в кассах.

По запросу клиента:

• экстренная замена ФН в кассах;
• переустановка ПО, ремонт и замена деталей ККМ;
• переподключение ККТ.

Преимущества технического обслуживания ККТ в ЦТО

• Гарантированное техническое обслуживание кассового оборудования. Штатный сотрудник может заболеть или уйти в отпуск. С ЦТО таких проблем не возникнет.
• Быстрое реагирование на запросы клиента 24/7. ЦТО имеют штат квалифицированных инженеров по обслуживанию и ремонту касс даже в отдаленных регионах страны, не говоря уже про Москву. Технические специалисты центров работают по сменам. Благодаря четкому графику и выстроенной логистике время реагирования на заявки будет минимальным.
• Предсказуемость затрат. Контракт с ЦТО позволяет планировать расходы на техобслуживание кассового оборудования. Фиксированная абонентская плата или тарифы помогают избежать неожиданных финансовых затрат на ремонт или ТО.
• Экономия времени и ресурсов. Вопросы, связанные с обслуживанием оборудования, решаются сервисным центром, освобождая клиента от необходимости вести поиск технических специалистов и координировать их работу.
• Возможность расширения спектра услуг. Заключая договор с техническим центром, можно выбрать один вид работ или комплексное техническое обслуживание. Соответственно цена контракта будет меняться в зависимости от ваших задач и финансовых возможностей.

Как выбрать ЦТО для технического обслуживания ККТ

• Репутация и опыт. Просмотрите отзывы клиентов, узнайте, как долго компания работает в сфере технического обслуживания, изучите портфолио. Давно функционирующий центр уже оптимизировал операционные процессы и сформировал команду из квалифицированных технических специалистов. Это снижает риск срыва сроков, некачественного обслуживания и других проблем, которые часто возникают у новичков.
• Квалификация сотрудников, лицензии. Удостоверьтесь, что у подрядчика есть высококвалифицированные технические специалисты с опытом работы с ККТ. Важно, чтобы персонал был обучен и сертифицирован производителями оборудования, а значит имел право проводить техническое обслуживание и ремонт ваших устройств.
• Локация и сервисный радиус. Проверьте, насколько близко технический центр находится к вашему бизнесу и какой радиус обслуживания у него есть. Это важно для оперативного реагирования на инциденты. Узнайте у других клиентов, насколько быстро и эффективно подрядчик отрабатывает заявки.
• Уровень обслуживания и спектр предоставляемых услуг. Уточните, какие технические работы выполняют инженеры ЦТО. Убедитесь, что они предлагают не только ремонт кассового оборудования, но и профилактику, техническую поддержку, консультации.
• Сравните стоимость обслуживания и условия договора различных технических центров. Обратите внимание на скрытые платежи, условия гарантийного обслуживания.

ИТЛ в цифрах