Кассовая дисциплина в 2025 году: контроль и штрафы за нарушения

Что такое кассовая дисциплина и зачем она нужна

Кассовая дисциплина — это установленный порядок ведения наличных расчетов в организации. Ее ключевая цель — обеспечить четкий учет движения «живых» денег и минимизировать риски при взаимодействии с налоговыми органами. Грамотное соблюдение правил защищает бизнес от претензий, проверок и штрафов.

Например, получив наличную оплату за товар или услугу, сотрудник не вправе просто сложить деньги в кассу. Он обязан зафиксировать операцию — выдав покупателю фискальный чек через онлайн-кассу (ККТ) или оформив документ строгой отчетности (БСО), если это разрешено законом.

Современные онлайн-кассы представлены в двух форматах: стационарные (для торговых точек) и мобильные (для выездной и разъездной работы). Это означает, что даже при передвижной модели бизнеса — будь то курьерская доставка, выездные услуги или ярмарочная торговля — принимать наличные можно абсолютно легально.

Реальный кейс:

ИП запустил доставку пиццы. Заказы готовят на производстве, а курьеры привозят блюда клиентам и принимают деньги на месте. Чтобы соблюдать закон, предприниматель приобретает несколько портативных онлайн-касс, регистрирует каждую в ФНС и передает курьерам. Теперь прием оплаты — как наличной, так и по QR-коду или картой — оформлен корректно, а данные в реальном времени уходят в налоговую.

По окончании смены вся выручка направляется в операционную кассу — центральный «денежный узел» предприятия. Важно: это не обязательно физический кассовый аппарат или металлический ящик. Операционной кассой может служить и расчетный счет (при безналичных переводах), и сейф в офисе, и даже личное хранилище ИП — главное, чтобы все движения фиксировались в учете.

Именно через операционную кассу отражаются все наличные операции: поступления от клиентов, выдача подотчетных сумм, выплата зарплаты, оплата мелких расходов (например, ремонт принтера или канцелярия). Каждая транзакция должна быть документально подтверждена и своевременно учтена.

Кто отвечает за кассовую дисциплину

На практике операции с наличными обычно выполняет кассир, а оформлением первичных документов (ПКО, РКО, кассовой книги) занимается бухгалтер. Однако в небольших компаниях эти функции часто совмещаются — например, у штатного бухгалтера-кассира или даже у самого руководителя. В микробизнесе и у многих ИП все кассовые процессы ведет руководитель лично — от приема денег до заполнения отчетности.

При этом юридическая ответственность за соблюдение кассовой дисциплины — вне зависимости от фактического исполнителя — возлагается на руководителя организации или ИП. Именно он несет персональную ответственность перед контролирующими органами и получает административный штраф в случае выявления нарушений (ст. 15.1 КоАП РФ), даже если ошибка допущена подчиненным.

Законодательное регулирование

За порядок ведения кассовых операций в России отвечает Центральный банк РФ. Его нормативные акты — в первую очередь Указание от 11.03.2014 № 3210-У и от 09.12.2019 № 5348-У — формируют правовую базу для работы с наличными на всех уровнях бизнеса.

Кассовая дисциплина в 2024 году: что обязательно, а что можно упростить
Соблюдать кассовую дисциплину обязаны все юридические лица, вне зависимости от организационно-правовой формы и применяемой системы налогообложения (п. 4 ст. 321 НК РФ — ранее 346.11, Письмо Минфина № 03-11-11/40059 от 09.06.2018). При этом для субъектов малого и микропредпринимательства предусмотрены послабления: им не требуется устанавливать лимит остатка наличных в кассе (п. 1 Указания № 3210-У).

Аналогичные льготы действуют и для индивидуальных предпринимателей: они вправе не вести кассовую книгу, не оформлять приходно-расходные ордера и не фиксировать лимит. Однако на практике рекомендуется все же вести учет поступлений и выплат — даже в упрощенной форме. Это помогает избежать путаницы, подтвердить факт операций при проверках и минимизировать риски недостач.

Ключевые элементы кассовой дисциплины в 2024 году

В рамках установленного порядка компании обязаны:

Все внутренние процедуры должны быть зафиксированы в Положении о кассовых операциях, утвержденном руководителем.

По общему правилу, свободные средства размещаются на расчетных счетах, а в кассе остается лишь сумма в пределах лимита. Для малого бизнеса и ИП лимит не утверждается — достаточно издать соответствующий приказ. Более того, если организация в течение года получает статус субъекта малого предпринимательства, она вправе отменить ранее установленный лимит — для этого оформляется отдельный приказ (см. Письмо ЦБ РФ № 29-1-1-6/6103 от 03.09.2015).

Обновления с 1 октября 2024 года: что меняется в работе кассира

Согласно Указанию ЦБ РФ № 6658-У от 09.01.2024, с 1 октября 2024 года вводятся уточнения по трем ключевым направлениям:

Главные изменения в кассовой дисциплине в 2025 году

Куда можно тратить наличные из кассы в 2025 году?

В соответствии с Указанием ЦБ РФ № 5348-У, разрешено расходовать наличность на:

Основные правила соблюдения кассовой дисциплины

Кассовая документация

В 2025 году при работе с наличными по-прежнему актуальны пять основных типов кассовых документов. Каждый из них выполняет свою функцию — от фиксации операций до контроля за движением средств. Рассмотрим их по порядку.

Приходный кассовый ордер (форма КО-1)

Используется при зачислении наличных в кассу организации — будь то выручка, возврат подотчетных средств или иные поступления. В ПКО указываются: дата, сумма, основание, реквизиты плательщика и ответственные лица.

Важно: при использовании отчета о розничных продажах (например, на основе данных ККТ) ПКО не оформляется — информация уже отражена в фискальных чеках.

Расходный кассовый ордер (форма КО-2)

Фиксирует выдачу денег из кассы — зарплата, подотчет, личные нужды ИП, возврат покупателю и др. РКО служит и основанием для списания, и подтверждением расхода при проверках.
Подписи обязательны от:
— кассира,
— руководителя (или уполномоченного бухгалтера),
— получателя средств.
Нюанс: при выплате зарплаты или подотчета ККТ не используется — чек не формируется, так как это не расчет с клиентом. Исключение — покупка товаров у физлица «за наличку»: тогда нужен и РКО, и фискальный чек через ККТ.

Журнал регистрации ПКО и РКО (форма КО-3)

Внутренний учетный журнал, куда заносятся номера, даты и суммы всех ордеров. Не является обязательным по действующим правилам, но рекомендуется для удобства контроля — особенно в организациях с большим объемом операций.

 Кассовая книга (форма КО-4)

Обязательный документ (кроме случаев упрощенного учета для ИП и малого бизнеса). Отражает хронологию всех кассовых операций: остаток на начало дня, приходы, расходы, итоги.

Заполняется ежедневно — или не ведется вовсе, если за день операций не было. Современные системы (1С, МойСклад и др.) позволяют вести ее в электронном виде с автоматическим формированием отчета.

Внутренние локальные акты

Помимо ордеров и книг, компания должна утвердить три ключевых документа:

Дополнительные документы

Для полноты учета также применяются:
Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49) — при выплате зарплаты наличными.
Книга учета кассира (форма КО-5) — если в организации работает несколько кассиров: фиксирует передачу денег между ними в течение смены.

Сроки хранения кассовой документации

Базовый срок — 5 лет — установлен для большинства кассовых документов (ПКО, РКО, кассовая книга, отчеты ККТ и др.).

Зарплатные документы (например, расчетно-платежные ведомости, платежные реестры) подлежат хранению не менее 6 лет.

Если на сотрудников не ведутся лицевые счета, такие бумаги хранятся до 75 лет — в соответствии с требованиями архивного законодательства (постановление Правительства № 553).

Отсчет срока начинается с 1 января года, следующего за годом составления документа. Например, бумаги за 2024 год нужно сохранить как минимум до конца 2029 года (а зарплатные — до конца 2030-го).

Лимиты и хранение наличных

Лимит кассовой наличности — это максимально допустимый остаток «живых» денег, который организация вправе оставить в кассе по окончании рабочего дня. Все, что превышает установленный лимит, подлежит обязательной сдаче в банк (чаще — через инкассацию).

Важные исключения:
— в день выдачи зарплаты и в течение последующих 5 рабочих дней лимит не действует (постановление Правительства № 223);
— в выходные и праздники, если в эти дни проводились кассовые операции (например, торговля), остаток также может превышать лимит — но только до первого рабочего дня.

Кто обязан устанавливать лимит?
Требование распространяется на все юридические лица, независимо от системы налогообложения.

Кто может обойтись без него?
— индивидуальные предприниматели (вне зависимости от масштаба деятельности);
— организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства — при условии, что численность штата не превышает 100 человек, а годовая выручка — 800 млн рублей (без НДС).
В этих случаях лимит не утверждается, достаточно издать соответствующий приказ руководителя. Это упрощает кассовую работу и снижает административную нагрузку.

Хранение денег

Государство не диктует единый стандарт хранения денег в кассе — окончательное решение остается за руководителем. Главное — закрепить выбранный порядок внутренним приказом, в котором можно прописать:

На практике чаще всего используют металлические сейфы или встроенные ящики онлайн-касс, оснащенные замками. Важно, чтобы доступ к деньгам был ограничен и контролируем.

За сохранность наличных отвечает материально ответственное лицо — как правило, кассир или сотрудник, временно выполняющий его функции. С ним обязательно заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 242, 244 ТК РФ). Согласно такому договору, работник обязан полностью возместить ущерб в случае недостачи, порчи или утраты средств — за исключением ситуаций, когда вина не доказана или убыток возник по независящим от него причинам.

Расходование прибыли на личные цели

У юридических лиц (включая ООО и АО) вся прибыль принадлежит организации как самостоятельному субъекту права. Даже учредители не вправе просто «брать деньги из кассы» для личных нужд — любое изъятие должно оформляться как дивиденды, заработная плата, вознаграждение по договору или займ (с соответствующим налогообложением и документальным сопровождением).

А вот у индивидуального предпринимателя ситуация иная: в соответствии со ст. 23 ГК РФ, имущество, приобретенное в ходе предпринимательской деятельности, считается его личной собственностью (если не доказано иное). Это значит, что ИП вправе свободно распоряжаться выручкой — в том числе снимать ее с расчетного счета или из кассы на бытовые, семейные или иные личные цели — без дополнительного оформления и уплаты НДФЛ (при условии, что налоги с дохода уже уплачены в рамках выбранного режима).

Контроль кассовой дисциплины

Контроль за соблюдением кассовой дисциплины осуществляет Федеральная налоговая служба. Основной инструмент — выездные проверки, которые бывают двух типов:

✔ Плановые — проводятся по утвержденному ежегодному графику, с предварительным уведомлением;
✔ Внеплановые — назначаются при наличии оснований: жалобы, расхождения в отчетности, признаки нарушений и др.

В ходе проверки инспекторы анализируют:

Ответственность за выявленные нарушения несет руководитель организации или ИП — в виде административных штрафов по ст. 15.1 КоАП РФ. При этом даже единичное нарушение (например, отсутствие чека при одной продаже) может стать основанием для взыскания.

Когда и как проводится инвентаризация кассы

Согласно п. 27 Положения о бухгалтерском учете (приказ Минфина РФ № 34н от 29.07.1998), инвентаризация кассы — не просто рекомендация, а обязательная процедура в следующих ситуациях:

Помимо этого, компания вправе проводить инвентаризацию вне графика — по собственной инициативе. Это может быть:

✓ регулярная проверка (например, ежеквартально),
✓ внезапный аудит для усиления финансового контроля,
✓ выборочная сверка в рамках внутреннего аудита.

Главное — зафиксировать результаты в акте инвентаризации (форма ИНВ-15) и обеспечить участие комиссии и кассира. Даже если расхождений нет, документальное подтверждение — залог вашей правовой защиты при проверках.

Ответственность за нарушения кассовой дисциплины

За нарушение правил кассовой дисциплины предусмотрена административная ответственность по ст. 15.1 КоАП РФ. Санкции применяются при несоблюдении требований Указаний ЦБ № 3210-У и № 5348-У, устанавливающих порядок работы с наличными.

Размер штрафов единый и зависит от статуса нарушителя:

✓ должностные лица и ИП — от 4 000 до 5 000 ₽;
✓ юридические лица — от 40 000 до 50 000 ₽.

Наиболее частые основания для привлечения к ответственности:

Ответственность за нарушения кассовой дисциплины

Индивидуальные предприниматели обязаны соблюдать кассовую дисциплину, однако для них предусмотрены значительные упрощения по сравнению с юрлицами.

Так, ИП вправе не утверждать лимит остатка наличных в кассе, а также освобождаются от ряда формальностей:
— ведение кассовой книги (форма КО-4) не требуется;
— оформление приходных и расходных кассовых ордеров (ПКО/РКО) — по желанию, особенно при использовании онлайн-кассы и электронного учета.

Кроме того, закон разрешает ИП изымать выручку из кассы на личные нужды — без оформления заемных расписок или дополнительного налогообложения. Это важное преимущество, подчеркивающее статус предпринимателя как физического лица, совмещающего бизнес и личные расходы.

При этом важно помнить: даже при упрощенном порядке все операции должны быть подтверждены документально (чеками ККТ, банковскими выписками и т.п.) — особенно в случае проверки.

Заключение 

В 2025 году кассовая дисциплина остается одним из самых «чувствительных» направлений в работе любой организации или ИП. Да, требования строгие — но они не направлены на усложнение жизни предпринимателя. Напротив: четкий учет наличных, своевременная выдача чеков и грамотное документальное оформление операций — это страховка от штрафов, доначислений и потери доверия со стороны контролирующих органов.

Главное — не бояться регулирования, а научиться работать в рамках него. Особенно учитывая, что законодательство сегодня дает немало возможностей для упрощения: ИП и малый бизнес могут не вести кассовую книгу, не устанавливать лимиты, использовать мобильные ККТ, регистрировать технику онлайн — и при этом оставаться в полной правовой безопасности.