Что такое техническое обслуживание оргтехники

Виды оргтехники, нуждающейся в техническом обслуживании

Каждое устройство в офисе требует специфического подхода к профилактике и обслуживанию.

Принтеры, плоттеры, и МФУ (многофункциональные устройства) нуждаются в регулярной замене расходных материалов и диагностике электронных компонентов.

Копиры и КМТ, КМА (копировально-множительные аппараты) — в периодических проверках состояния внутренних механизмов, обработке оптических элементов и замене изношенных деталей.

Сканеры (как настольные, так и промышленные модели) — в регулярной чистке сенсоров и калибровке.

В компьютерах и серверах необходимо проверять и обновлять программное обеспечение, диагностировать их аппаратную часть.

В проекторах — чистить оптику, проверять работу вентиляторов и менять лампы.

Шредеры требуют регулярной очистки и смазки режущих ножей, проверки и замены деталей, очистки сенсоров, тестирования функций безопасности, а также обновления и проверки ПО.

Ламинаторы — регулярной очистки валов и нагревательных элементов, проверки и замены изношенных деталей, калибровки температуры и скорости ламинирования, а также смазки движущихся частей.

И всю технику необходимо очищать от пыли и грязи как снаружи, так и внутри.

Список работ по техническому обслуживанию оргтехники

Работы по техническому обслуживанию оргтехники можно разделить на профилактику, диагностику и ремонт.
Профилактическое обслуживание оргтехники предполагает:

Ремонтное обслуживание оргтехники включает в себя:

Профилактическое обслуживание

А теперь подробнее рассмотрим, что необходимо делать в рамках профилактического обслуживания техники, чтобы предотвратить возможные сбои в работе, поломки оборудования и продлить срок его службы.

Периодичность профилактики обслуживания зависит от интенсивности эксплуатации устройства и рекомендаций производителя. Например, активно используемому принтеру в большом офисе с высоким объемом документов рекомендуется ежемесячная профилактика, включая чистку, проверку состояния картриджей и калибровку. В небольших офисах с меньшей нагрузкой на технику — раз в три – шесть месяцев. Точнее скажут специалисты при ИТ-аудите. При этом производитель может рекомендовать проводить полное техническое обслуживание каждые 50 000 отпечатков.

Ремонтное обслуживание

Ремонтное техническое обслуживание проводится в случае возникновения сбоев, неисправностей или поломок техники. Оно включает диагностику, замену неисправных компонентов и восстановление работоспособности оборудования.

Преимущества регулярного технического обслуживания

Профилактика и регулярное техническое обслуживание оргтехники получаются дешевле, чем устранение серьезных неисправностей и замена оборудования.

Своевременное выявление и устранение мелких неисправностей предотвращают поломки, что обеспечивает бесперебойную работу устройств и минимизирует простои.

Чистка и замена изношенных деталей помогут оргтехнике работать дольше без необходимости в частой замене.

Постоянная калибровка и настройка обеспечивают высокое качество печати, сканирования и других функций, что особенно важно для офисов, где требуется четкое отображение деталей в документах и чертежах.

Кто осуществляет техническое обслуживание оргтехники

Техническим обслуживанием оргтехники, профилактикой и диагностикой могут заниматься как внутренние IT-специалисты компании, так и сторонние сервисные организации. Инхаус-сотрудники имеют преимущество в быстроте реагирования: они всегда под рукой и лучше знают специфику работы конкретного оборудования, используемого в компании. Однако для крупных организаций с географически распределенной сетью филиалов или неравномерной нагрузкой по регионам все-таки оптимальным вариантом будет заключить договор на техническое обслуживание оргтехники с аутсорсинговой компанией.

Разберемся, в чем преимущества такого подхода.

Найм и обучение внутренних технических специалистов требуют значительных затрат, аутсорсинг позволяет сократить эти расходы. А в отдаленных регионах найти квалифицированного сотрудника сложно.

Специализированные аутсорсинговые компании обладают обширным опытом и экспертными знаниями в области обслуживания и профилактики различных видов оргтехники. У них есть доступ к современным инструментам и технологиям, что дает возможность быстро диагностировать и устранять проблемы.

Сервисные компании предлагают круглосуточную поддержку и могут быстро реагировать на возникшие проблемы, независимо от времени суток. Это важно для компаний с режимом работы 24/7, где простой техники приведет к серьезным убыткам. Внутренние специалисты могут быть недоступны в нерабочее время или во время отпуска, больничного, что задержит решение проблем.

Аутсорсинг помогает компаниям сосредоточиться на своих основных бизнес-процессах и улучшении их эффективности, не отвлекая ресурсы на координацию работы технических специалистов.

Кроме того, сервисные компании предлагают гибкие условия договоров и пакеты услуг, которые можно адаптировать под конкретные потребности компании и ее филиалов. Это позволяет оптимизировать расходы и получать услуги в том объеме, который необходим.