Как выбрать подходящую контрольно-кассовую технику для вашего бизнеса

Что такое контрольно-кассовая техника (ККТ) и зачем она нужна?

Кассовый аппарат — это устройство, предназначенное для проведения расчетов с клиентами, формирования кассовых чеков, регистрации платежных данных и передачи информации об операциях оператору фискальных данных (ОФД) и в налоговые органы.

Аппарат должен соответствовать требованиям закона № 54-ФЗ, а именно:

Использование онлайн-касс является обязательным для большинства видов предпринимательской деятельности в России, за некоторыми исключениями.

Виды контрольно-кассовой техники

ККТ можно разделить на два типа.

1.   Автономные кассы могут быть как кнопочными, так и сенсорными, оснащены аккумулятором, встроенным модемом для подключения к интернету, необходимым программным обеспечением и модулем для печати чеков.

2.   Фискальные регистраторы требуют подключения к компьютеру с установленной программой для обработки данных и доступом в интернет, поэтому для их использования нужно выделить дополнительное пространство для компьютера.

Автономные кассы можно разделить на несколько видов, каждый из которых имеет свои технические особенности и отличается функциональностью.

Смарт-терминалы — кассы нового поколения с сенсорным экраном, встроенной операционной системой и поддержкой множества функций, таких как учет товаров, аналитика, подключение к онлайн-сервисам и работа с программами лояльности. Они могут работать автономно или через облачные сервисы. Подходят для малого и среднего бизнеса.

Мобильная касса — это портативное устройство, относящееся к типу смарт-терминалов. Оно оснащено встроенной системой эквайринга, что позволяет принимать как наличные, так и безналичные платежи с банковских карт.

Касса работает на аккумуляторе и способна функционировать весь рабочий день без подзарядки. Ее компактные размеры позволяют легко носить устройство в руке, кармане или сумке.

Такой тип кассовой техники востребован у курьеров, в службах доставки и для выездной торговли.

Облачная касса — это современное кассовое решение, которое функционирует через интернет, не требуя кассового оборудования на месте торговли. Все процессы — от приема платежей до передачи данных в налоговые органы — происходят удаленно через облачные сервисы с помощью смартфонов, планшетов или компьютеров. Такая касса интегрируется с онлайн-магазинами, автоматизируя продажу и контроль операций. Она позволяет принимать как наличные, так и безналичные платежи, формировать электронные чеки и передавать их покупателям.

Облачные кассы удобны для бизнеса, не требующего стационарной кассовой техники, и идеально подходят для интернет-магазинов и компаний с выездной торговлей.

POS-система (Point of Sale) — это комплексное решение для автоматизации торговых процессов, которое включает оборудование и ПО, предназначенное для управления продажами на месте обслуживания клиентов. В состав POS-системы могут входить: кассовый терминал, монитор, весы, сканер QR- и штрихкодов, принтер чеков, платежный терминал, денежный ящик и др.

Она позволяет не только обрабатывать платежи (наличные и безналичные), но и вести учет товаров, контролировать склад, формировать отчеты по продажам и управлять программами лояльности.

POS-системы широко используются в розничной торговле, ресторанах и супермаркетах, обеспечивая быстрое и эффективное обслуживание покупателей и полный контроль над бизнес-процессами.

Критерии выбора ККТ

Когда возникает вопрос, какую кассу приобрести для бизнеса, важно учитывать несколько ключевых критериев, которые помогут вам сделать оптимальный выбор. 

1.   Тип устройства. Стационарные онлайн-кассы отлично подойдут для магазинов, парикмахерских и ресторанов, тогда как мобильные устройства больше подходят для курьеров и выездной торговли. В некоторых случаях мобильный терминал можно использовать как стационарную кассу.

2.   Способ подключения к интернету. Кассы могут подключаться через беспроводные (3G, Wi-Fi) или проводные каналы (Ethernet). Лучше выбирать аппараты с несколькими опциями подключения.

3.   Не забудьте проверить совместимость кассы с дополнительным оборудованием, таким как сканеры штрихкодов, и наличие необходимых разъемов.

4.   Мощность и производительность кассы влияют на скорость обработки операций и, соответственно, на качество обслуживания клиентов. Обратите внимание на объем памяти (встроенной и оперативной), характеристики процессора, операционную систему.

5.   Скорость, формат и ресурс печати. Для киоска, аптеки или парикмахерской не требуется высокая скорость печати и обработки чеков (30-50 чеков в минуту будет достаточно). Однако в крупных магазинах с постоянным потоком клиентов важно, чтобы чеки на кассе выдавались быстро (свыше 50 чеков в минуту), иначе может образоваться очередь, что негативно скажется на уровне обслуживания и приведет к потере покупателей.

Ресурс печати онлайн-кассы указывается в километрах чековой ленты. Этот показатель обычно относится к сроку службы термоголовки и используется для оценки ее долговечности. Малым торговым точкам требуется ресурс печати 2-3 километра чековой ленты. Средним — 5-10 километров чековой ленты. Крупные торговые сети (гипермаркеты, магазины с высокой проходимостью) — 10-20 километров чековой ленты и более. От ресурса зависит фактический срок службы головки, но он может также варьироваться в зависимости от качества бумаги, условий эксплуатации и частоты использования кассового аппарата.

Формат печати важен для определения ширины чековой ленты: 44, 57 или 80 мм. Широкий формат особенно полезен для сетевых магазинов и тех, кто часто проводит акции.

Наличие автоотрезчика на кассе дополнительно ускоряет процесс обслуживания.

6.   Аккумулятор. Для мобильных касс мощный встроенный аккумулятор обеспечивает длительное время работы без подзарядки. Возможность использования внешнего блока питания — тоже большой плюс.

7.   Интеграции. Если вам нужна интеграция с товароучетными системами или интернет-магазинами, убедитесь, что выбранная модель поддерживает нужный софт.

При продаже товаров, контролируемых системами ЕГАИС или «Честный ЗНАК», маркированных товаров, выбирайте кассы, способные распознавать специальные метки.

Обратите внимание также на наличие встроенного эквайринга для удобства приема безналичных платежей.

8.   Уточните стоимость кассового программного обеспечения, так как некоторые производители могут взимать дополнительную плату за использование своих сервисов. Например, вам потребуется дополнительные приложения и ПО для товарного учета, применения бонусных скидок и т.д.

9.   Наличие личного кабинета помогает управлять торговыми процессами удаленно, проводить аналитику и контролировать сотрудников.

10. Наконец, наличие магазина приложений позволяет устанавливать новые сервисы и обновления на кассу по мере необходимости.

Специфика бизнеса

Каждая сфера деятельности предъявляет свои требования к кассовой технике. В зависимости от вашего бизнеса можно выделить несколько направлений, для которых подойдут различные модели касс.

Для розничной торговли

Для онлайн-торговли

Для общепита

Для услуг

Объем продаж

Объем продаж также играет важную роль в выборе онлайн-кассы.

Для небольших магазинов

Малый бизнес с ограниченным числом покупок в день может обойтись автономной кассой (например, Эвотор 7.2, АТОЛ 91Ф, Штрих-МПЕЙ-Ф и др.) Важно, чтобы касса была простой в использовании и имела минимальные расходы на обслуживание.

Для крупных торговых сетей

Для больших магазинов и сетевых предприятий лучше выбирать кассовую технику, которая поддерживает интеграцию с комплексными POS-системами, работает с большим объемом данных и может поддерживать многозадачность. Крупным торговым сетям также стоит обратить внимание на сервисное обслуживание магазинов, чтобы избежать простоев в работе.

Функциональность

Однако функциональные возможности кассовой техники варьируются от базовых до продвинутых:

Стоимость

Цена контрольно-кассовой техники может варьироваться в зависимости от функциональности, бренда и возможностей интеграции с другими системами. Важно оценить не только начальную стоимость кассы, но и затраты на его обслуживание, ремонт и программное обеспечение.

Перед покупкой стоит рассмотреть специальные предложения, так как комплект кассы с сопутствующим оборудованием часто обходится дешевле, чем покупка каждого устройства отдельно.

Рекомендации по выбору ККТ