10 ошибок ККТ и как их избежать

Влияние ошибок в работе ККТ на бизнес

Ошибки в работе кассовой техники могут привести к нарушениям учета продаж и искажению финансовой отчетности, что приводит к несоответствию требованиям законодательства и возможным штрафам.

Проблемы с передачей данных в налоговые органы могут вызвать задержки в работе кассы, что снижает скорость обслуживания клиентов, приводит к их недовольству и потерям в продажах.

Вдобавок, частые сбои могут увеличить расходы на ремонт и обслуживание кассового оборудования, а также потребовать затрат на дополнительное обучение персонала, что в целом снижает эффективность и прибыльность бизнеса.

Ошибка 1: Неправильная регистрация кассового аппарата

Описание: После пробития чека информация из него передается в налоговую службу через оператора фискальных данных (ОФД). Если чек получил статус «Принят в карантин», необходимо проверить завершение процедуры постановки на учет кассы и правильность указанных данных. Напомним, что до полного завершения процедуры постановки на учет онлайн-кассы формирование фискальных документов не допускается. После устранения ошибок постановки ККМ на учет статус чека может измениться, поэтому важно контролировать и отслеживать этот процесс.

Как избежать: Убедитесь, что вы правильно внесли необходимые данные при оформлении кассы. Проверьте, чтобы уникальный номер кассового аппарата был корректно внесен в систему и зарегистрирован в налоговых органах. Если возникает внутренняя ошибка ККТ, такая как «Внутренняя ошибка: не заполнен идентификатор устройства ККТ», это может быть признаком проблем с постановкой на учет. В этом случае обратитесь к специалисту по сервисному обслуживанию магазинов.

Ошибка 2: Неправильный ввод данных

Описание: Кассир может неправильно заполнить поле с суммой покупки, неверно выбрать ставку НДС или некорректное описание товара/услуги, что может привести к сбою.

Как избежать: Чтобы избежать этого, важно регулярно обучать персонал правильной работе с оборудованием, внедрять обязательную проверку данных перед подтверждением транзакции и использовать автоматизацию, где это возможно, чтобы минимизировать ручной ввод и связанные с ним.

Ошибка 3: Отсутствие регулярного обновления ПО

Описание: Необновленное программное обеспечение (ПО) может содержать уязвимости или несовместимости, которые приведут к сбоям в работе кассы.

Как избежать: Регулярно обновляйте ПО кассовой техники в соответствии с рекомендациями производителя. Убедитесь, что все обновления устанавливаются вовремя, чтобы поддерживать работоспособность кассовой техники и соответствие актуальным требованиям законодательства. Если у вас заключен сервисный договор с ИТ-подрядчиком, своевременно обновлять ПО будет он.

Ошибка 4: Касса используется другим ПО

Описание: Сообщение об ошибке ККТ «Порт занят» указывает на то, что ККМ уже используется другим программным обеспечением. Например, если на вашей кассе запущены приложения, взаимодействующие с фискальным регистратором (драйвер ККТ, 1С). Также причиной может быть некорректная установка драйверов для кассового аппарата.

Как избежать: Убедитесь, что драйвер не запущен и касса не используется другим ПО. Если на ней работает другая программа, закройте это приложение, перезагрузите кассовое оборудование и компьютер.
Если касса не используется другим ПО, но проблема продолжает возникать, вызовите сервисного инженера.

Ошибка 5: Неправильное хранение фискальных данных

Описание: Неправильное хранение фискальных данных в кассе может произойти по нескольким причинам:

Как избежать: Установите сертифицированные фискальные накопители, которые соответствуют требованиям законодательства и обеспечивают их надежное хранение. Обеспечьте настройку автоматического создания резервных копий фискальных данных на внешние носители или облачные сервисы, чтобы защитить их от потери при сбоях оборудования. Периодически проверяйте объем памяти и состояние ФН, чтобы избежать его переполнения. Фискальные накопители и кассовые аппараты должны быть защищены от физического воздействия, кражи и доступа несанкционированных лиц, что обеспечит сохранность данных.

Если у вас заключен договор на регулярное обслуживание контрольно-кассовых машин с надежным провайдером, заботу о своевременном выявлении и устранении потенциальных проблем с хранением фискальных данных, он возьмет на себя.

Ошибка 6. Ошибка печати ККТ

Как избежать: Сначала проверьте, правильно ли установлена чековая лента, нет ли замятий, очищена ли термоголовка. Затем перезагрузите кассу и компьютер, чтобы устранить временные сбои. Убедитесь, что она подключена правильно и не занята другим приложением.

Если проблема не решается, обратитесь в техническую поддержку для диагностики.

Ошибка 7: Необученный персонал

Описание: Некомпетентные сотрудники на кассе могут допускать грубые ошибки: неправильный ввод данных, некорректная обработка возвратов, несвоевременное закрытие смены или неверный учет чеков, что приводит к сбоям в учете и отчетности, нарушениям в работе фискального регистратора, неправильному оформлению документов и, как следствие, штрафам от налоговой.

Например, некорректная работа с возвратами на кассе часто возникает именно из-за ошибок персонала, а также из-за неправильной настройки кассового оборудования или использования устаревшего ПО. Это приводит к проблемам с учетом, таким как двойное списание, некорректное отображение возвратов в фискальных данных или неправильное начисление налогов.

Как избежать: Регулярно проводите тренинги для сотрудников, обучая их корректно работать с кассовым оборудованием, правильно  заполнять все данные, проводить возвраты и устранять несложные сбои. В случае более серьезных неисправностей у них должна быть инструкция, как вызвать сервисного инженера.

Ошибка 8: Нарушение правил отчетности

Описание: Нарушение правил отчетности на кассе может происходить из-за неправильного формирования или несвоевременного закрытия смен, некорректного ввода данных либо из-за сбоев в ПО. Это может привести не только к искажению финансовой отчетности, но и к неполной передаче данных в налоговые органы или несоответствию законодательным требованиям.

Как избежать: Ознакомьтесь с актуальными требованиями к отчетности и следите за их выполнением. Проводите регулярные проверки отчетности и корректируйте ошибки до их передачи в налоговые органы.

Ошибка 9: Проблемы с интернет-соединением

Описание: Проблемы с подключением онлайн-касс к интернету могут привести к задержкам или невозможности передачи фискальных данных в налоговые органы, а также к невозможности отправить электронный чек покупателю, что нарушает требования законодательства. Это может вызвать сбои в работе кассового оборудования, приостановку операций по продаже, а также привести к штрафам и санкциям за несвоевременную передачу данных.

Как избежать: Пользуйтесь услугами надежных провайдеров и при необходимости обеспечьте резервные каналы связи.

Проведите инструктаж по действиям в случае потери связи со всеми кассирами — как сохранять данные до восстановления соединения и как сообщать о проблеме ответственным лицам. Перед началом работы кассиры должны убедиться, что интернет-соединение стабильное. Они должны следить за индикаторами соединения на кассе, и, если они показывают нестабильность, не игнорировать это и действовать оперативно, сразу связаться с техподдержкой.

Ошибка 10: Игнорирование законодательных изменений

Описание: Игнорирование изменений в законодательстве может привести к несоответствию работы кассовой техники требованиям закона.

Как избежать: Постоянно отслеживайте изменения в законодательстве, касающемся работы кассовой техники. Проводите регулярные обновления и настройку оборудования в соответствии с новыми требованиями.

Общие советы по предотвращению ошибок