11 октября 2024

Что такое покопийная печать и как она работает?

Покопийная печать уже давно стала популярным решением для среднего и крупного бизнеса, стремящегося снизить офисные расходы. Такой подход позволяет бизнесу оптимизировать издержки на печать, избегая значительных начальных затрат на покупку дорогостоящего оборудования, его обслуживание и ремонт. В этом материале рассмотрим, что это за услуга, как она работает, ее преимущества и недостатки, а также как внедрить эту модель в свою компанию.

Что означает термин «покопийная печать»?

Это современная модель работы с офисной техникой, при которой компании платят не за само оборудование, а за количество отпечатанных копий или страниц. В рамках этой услуги предоставляется:

доступ к оборудованию, его настройка,
полное обслуживание, диагностика и ремонт техники,
обеспечение расходными материалами и запчастями,
мониторинг, аналитика и отчетность,
обеспечение информационной безопасности.

Получив эти услуги, клиент оплачивает только конечный результат — число отпечатанных копий, все расходы (текущие и будущие) уже заложены в ее стоимость.

Основная цель этой модели обслуживания — это минимизация расходов на печать. Вместо значительных затрат на покупку техники, расходных материалов и вызов специалистов для ремонта и настройки, клиент оплачивает фиксированную стоимость за каждую напечатанную страницу.

Такой подход особенно удобен для компаний с большими объемами печатной продукции или широкой, географически распределенной сетью филиалов, поскольку позволяет лучше планировать бюджет и избегать непредвиденных расходов на обслуживание, ремонт и замену техники.

Основные элементы покопийной печати

Принтеры и многофункциональные устройства

Оборудование, предоставляемое в рамках договора, может быть различного класса: от простых принтеров до сложных многофункциональных устройств (МФУ), способных выполнять функции копирования, сканирования, печати и отправки факсов. Покопийный подход дает возможность использования современных устройств без необходимости их покупки.

Сервисное обслуживание

В рамках договора на покопийное обслуживание провайдер берет на себя ответственность за сервис и ремонт оборудования. Это освобождает компании от необходимости держать штатных специалистов по ремонту принтеров и сокращает время простоя техники при поломках.

Расходные материалы

Также в договор на оказание услуг покопийной печати входят расходные материалы (тонеры, чернила, бумага, картриджи и др.). Провайдер регулярно поставляет клиенту их, следит за их состоянием и своевременно производит замену. Это позволяет исключить возможность внезапного отсутствия чернил или бумаги в самый неподходящий момент.

Контрактные условия

Данный вид обслуживания всегда подразумевает заключение договора, в котором оговариваются условия использования оборудования, стоимость отпечатка, объемы и другие важные параметры. Контракты могут включать разные пакеты услуг, начиная от базовых и заканчивая расширенными решениями с максимальным уровнем технической поддержки. Клиент имеет возможность гибко настроить договор в соответствии с потребностями своего бизнеса. В соглашении SLA фиксируется уровень обслуживания и санкции, если он не выполняется.

Как работает покопийная печать?

Работа системы покопийной печати основана на точном учете отпечатанных страниц. Каждый принтер или МФУ, предоставляемый в аренду, оснащен специальным программным обеспечением, которое отслеживает количество копий. Эти данные передаются в систему мониторинга, откуда провайдер получает отчет о количестве напечатанных страниц и на основе этого выставляет счет.

В рамках данного типа обслуживания клиентам предоставляются услуги по ремонту и обслуживанию техники, а также регулярная поставка расходных материалов. Весь процесс использования оборудования становится прозрачным и предсказуемым, а компания может сосредоточиться на основной деятельности, не тратя время и ресурсы на управление парком печатных устройств.

Преимущества покопийной печати

Данный тип обслуживания имеет множество преимуществ, благодаря чему он пользуется популярностью:

Снижение затрат на оборудование. Компании не нужно покупать дорогостоящие принтеры или МФУ — всё оборудование предоставляется в аренду.
Прозрачное ценообразование, точное планирование благодаря равномерному распределению затрат по месяцам.
Бесперебойная работа оборудования. Провайдер берет на себя заботы о поддержании работоспособности оборудования, а также своевременное обеспечение ЗИП и расходными материалами.
Гибкие условия. Договор можно настроить под индивидуальные потребности организации.

Кому подходит покопийная печать?

По нашему опыту, эта услуга востребована практически у всех крупных ритейлеров. Данный тип обслуживания помогает им оптимизировать расходы, поддерживать бесперебойную работу печатной техники и сосредоточиться на основных задачах.

Супермаркеты и гипермаркеты — снижение затрат на технику и обеспечение стабильной работы принтеров во всех филиалах.
Сетевые магазины одежды и обуви — оптимизация процессов управления печатью в филиалах, не требуется координировать работу инженеров и выстраивать логистику для доставки ЗИП, расходников и оборудования.
Магазины бытовой техники и электроники — обеспечение бесперебойного изготовления гарантийных талонов, чеков и технических документов, ускорение процесса обслуживания.
Аптечные сети — гарантия бесперебойной печати чеков и отчетной документации, экономия бюджета.
Магазины строительных материалов — снижение затрат на выпуск документов по заказам, счетам и доставкам, ускорение процесса обслуживания клиентов.
Интернет-магазины с пунктами самовывоза — поддержание высокого объема и скорости печати необходимой документации, оптимизация логистики и обслуживания клиентов.

Недостатки покопийной печати

Несмотря на все преимущества, покопийная печать имеет и свои недостатки. Один из них — это зависимость от поставщика услуг. Если провайдер не способен оперативно реагировать на проблемы с оборудованием или своевременно поставлять расходные материалы, это может привести к остановке бизнес-процессов. Именно поэтому надо внимательно относиться к выбору сервисного партнера.

Также некоторые компании могут столкнуться с тем, что при малых объемах печати аренда техники может оказаться менее выгодной, чем использование собственного оборудования. В таких случаях данная услуга может быть излишне затратной.

Как начать использовать покопийную печать в своей компании?

Для начала необходимо найти надежного провайдера, предлагающего услуги покопийной печати.

Перед заключением контракта рекомендуется детально проанализировать потребности вашей компании в печати, чтобы выбрать оптимальный пакет услуг. Также следует учитывать интенсивность использования оборудования, чтобы избежать переплат.

Важно согласовать условия обслуживания и гарантии на оборудование, чтобы обеспечить его бесперебойную работу.

Команда экспертов ИТЛ

8 (800) 550 03 17

sales@itl-company.ru