Онлайн-касса в 2025 году: что изменилось и как не нарушить закон

Читайте до конца — и вы не только избежите штрафов, но и сделаете работу с кассой простой, автоматизированной и безопасной.

Что такое онлайн-касса и как она работает

Онлайн-касса — это не просто устройство для печати чеков, а полноценная система, которая фиксирует каждую продажу и передает данные в налоговую службу в режиме реального времени. Внешне такие кассы часто напоминают принтеры, но все чаще интегрируются в смарт-терминалы с сенсорным экраном. Их главная задача — формировать фискальный чек, который можно распечатать или отправить покупателю на email или в мессенджер.

Каждый чек проходит через фискальный накопитель, затем попадает к оператору фискальных данных (ОФД), а оттуда — напрямую в Федеральную налоговую службу (ФНС). Так государство получает прозрачную картину всех денежных операций.

Кассы существуют давно, но раньше собственник бизнеса пять лет локально хранил ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищенная) — это блок, который ставится внутрь кассы для фиксации всех денежных операций, — и передавал в налоговую службу сведения только по запросу.

Федеральных закон 54-ФЗ, регулирующий использование контрольно-кассовой техники, начал меняться с 2014-2015 гг., а к 2017 году уже обязал работать кассы в режиме онлайн. Крупный и средний розничный сектор перешел на онлайн-кассы за несколько месяцев. Впоследствии требование стало обязательным практически для всех видов торговли, включая малый бизнес.

Чек, выданный онлайн-кассой, содержит требуемые ФНС реквизиты и QR-код. Покупатель может его просканировать и понять, настоящий ли чек и были ли отправлены данные в налоговую. Это добавляет некоторую прозрачность для клиентов, но в основном система предназначена для контроля государства над бизнесом.

Как устроена работа онлайн-кассы

Чтобы использовать онлайн-кассу в полном соответствии с законом, недостаточно просто установить устройство — нужно зарегистрировать его в налоговой и заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД). Обслуживание одной кассы через ОФД обойдется примерно в 3 000 рублей в год.

Когда продавец оформляет чек, информация о транзакции мгновенно записывается в фискальный накопитель — своеобразный «защищенный носитель», который хранит данные о продажах в зашифрованном виде. Одновременно эти данные передаются онлайн-оператору фискальных данных. После обработки ОФД направляет информацию в налоговую службу. В любой момент инспекторы могут запросить фискальный накопитель для аудита — это стандартная процедура контроля.

Виды онлайн-касс

При выборе онлайн-кассы важно понимать, какие типы устройств существуют и чем они отличаются. Сегодня на рынке представлены два основных вида: фискальные регистраторы и smart-кассы — каждый из них подойдет под разные бизнес-задачи..

Как выбрать онлайн-кассу: ключевые критерии для бизнеса

Выбор онлайн-кассы — это не просто покупка устройства, а стратегическое решение, которое влияет на скорость обслуживания, удовлетворенность клиентов и соответствие законодательству. Неправильный выбор может привести к простою, штрафам или неудобствам в работе. Чтобы избежать ошибок, учитывайте не только цену, но и функционал, поддержку и логистику.

1.  Доступность в вашем регионе

Прежде чем выбрать конкретную модель — проверьте, есть ли у производителя дилеры в вашем городе. Особенно это актуально для небольших населенных пунктов: если дилера нет, доставка может занять недели, а в случае поломки — вы останетесь без кассы надолго. Отдавайте предпочтение брендам с развитой дилерской сетью: Атол, Штрих-М, Эвотор, Кассатка, Меркурий и др.

2. Функциональность и совместимость

Онлайн-касса должна полноценно работать с вашим ПО — будь то CRM, учетная система, эквайринг или складской учет. Особенно важно:

3. Цена: что входит в стоимость и от чего она зависит

Стоимость онлайн-кассы без фискального накопителя (ФН) варьируется от 10 000 до 50 000 рублей — в зависимости от типа, производительности и комплектации.

Фискальные регистраторы
Цена формируется на основе:

Smart-кассы
Цена зависит в первую очередь от:

4. Модель приобретения: покупка vs аренда

Не все кассы продаются — некоторые доступны только в аренду (например, через партнерские программы банков или ОФД). Это удобно, если:

5. Техническая поддержка

Надежная техподдержка — залог бесперебойной работы. Уточните:

6. Интеграция с вашими сервисами

Касса должна «дружить» с вашей экосистемой: учет, аналитика, лояльность, онлайн-заказы. Проверьте:

Как не ошибиться с выбором:

— Тип бизнеса;
Малый — smart-касса. Крупный/высокая нагрузка — фискальный регистратор.
— Бюджет;
От 10 000 ₽ — стартовые решения. От 30 000 ₽ — профессиональные устройства.
— Регион;
Наличие дилера и сервисного центра — обязательно.
— Интеграции;
Совместимость с вашим ПО — проверьте до покупки.
— Поддержка.
Доступность техпомощи — залог стабильной работы.

Не гонитесь за дешевизной — выбирайте кассу под задачи бизнеса. Правильно подобранное оборудование окупится за счет скорости, надежности и отсутствия простоев.

Кому нужно устанавливать онлайн-кассы

Согласно законодательству, установка онлайн-кассы обязательна для всех, кто продает товары или услуги и принимает оплату — будь то наличные, банковская карта через терминал или безналичный расчет на сайте. Это касается не только розничных магазинов, но и владельцев интернет-магазинов.

Да, даже если у вас нет физической точки продаж — вы все равно обязаны использовать онлайн-кассу. Разница лишь в формате выдачи чека: в офлайн-магазине покупатель получает бумажный чек, а в интернет-магазине — электронный, который автоматически отправляется на email или в мессенджер по номеру телефона.

Технически онлайн-касса для интернет-магазина ничем не уступает стационарной: она оснащена фискальным накопителем, подключена к оператору фискальных данных (ОФД) и передает информацию в ФНС в режиме реального времени. То есть с юридической и технической точки зрения — это та же самая касса, просто адаптированная под цифровую среду.

Таким образом, закон №54-ФЗ стирает границы между онлайн- и офлайн-торговлей: фискальный чек есть везде, просто его формат и способ доставки адаптированы под канал продаж. А для бизнеса это означает одно — независимо от формата торговли, работа с онлайн-кассой обязательна и должна быть настроена корректно.

Кто может работать без онлайн-кассы в 2025 году

С каждым годом перечень видов деятельности, освобожденных от использования онлайн-касс, становится все короче. Федеральный закон №54-ФЗ постепенно охватывает все больше сфер бизнеса — но некоторые категории предпринимателей по-прежнему могут не применять в своей деятельности ККТ.

Кто имеет право не применять онлайн-кассу?

Если вы зарегистрированы как самозанятый и платите налог на профессиональный доход — онлайн-касса вам не нужна. Выдача чека через приложение «Мой налог» полностью заменяет фискальный документ.

Если ваш бизнес работает исключительно по безналу — и только с другими предпринимателями или организациями (без участия физлиц) — вы можете не ставить кассу. Важно: как только появляется хотя бы один платеж от физического лица — онлайн-касса обязательна.

Предприниматели на патенте вправе не использовать онлайн-кассу. Среди таких видов деятельности:

Сколько стоит онлайн-касса в 2025 году

Многие предприниматели считают главным минусом онлайн-касс их высокую стоимость. И это не безосновательно: цена устройства — лишь верхушка айсберга. Чтобы касса работала законно и стабильно, нужно учитывать и скрытые расходы: подписка ОФД, интернет, обслуживание и замена фискального накопителя.

Цена онлайн-кассы зависит от ее типа и функционала:

Скрытые расходы: что еще придется платить:

Техническое обслуживание и гарантия — по желанию, но крайне рекомендуется.Особенно для бизнеса с высокой нагрузкой — простой кассы = потеря выручки.

Как онлайн-кассы помогают бизнесу

Прямая передача данных о продажах через онлайн-кассу (ККТ) — это не просто требование закона, а реальная выгода как для Федеральной налоговой службы (ФНС), так и для добросовестного предпринимателя. Система автоматической фискализации упрощает жизнь всем: меньше бумажной волокиты, меньше рисков, больше контроля.

Благодаря автоматической передаче чеков в ФНС, налоговая видит все ваши продажи в реальном времени. Это исключает возможность подделки данных и снижает необходимость в «ручных» проверках.

Рейтинг лучших онлайн-касс в 2025 году

Мы собрали самые надежные и популярные модели 2025 года — по категориям бизнеса. Все устройства соответствуют 54-ФЗ, поддерживают передачу данных в ФНС и работают с ОФД.

Для ИП

1. Атол 30Ф
Миниатюрный фискальный регистратор — идеален для выездной торговли.
✔️ Размер: 16×8 см
✔️ Печать 50 мм/с, ресурс головки — 50 км
✔️ Wi-Fi + Bluetooth
✔️ Без ФН — подходит для ИП на спецрежимах
❌ Нет фискального накопителя

2. Эвотор 5i

Смарт-терминал на Android — для курьеров, кофеен, киосков.
✔️ Автономная работа (до 6 ч)
✔️ NFC, оплата картами, ОЗУ 1 ГБ
✔️ Ресурс печати — 100 км
❌ Короткое время работы от батареи

3. Меркурий-115Ф

Надежный кассовый аппарат с QR-сканером.
✔️ Считывает любые штрих-коды
✔️ Аккумулятор — до 500 чеков
✔️ Встроенные точные часы
❌ Габаритный, нет ФН

Для интернет-магазинов

1. Элвес-МФ

Портативная касса с фискальником — для доставки и выездных продаж.
✔️ Wi-Fi, автономность — 8 ч
✔️ Есть ФН → автоматическая отчетность
✔️ Вес 900 г
❌ Габариты — 23 см

2. Пионер 114Ф

Мощный и долговечный — для высокой нагрузки.
✔️ Печать 100 км, работа — 14 ч от батареи
✔️ NFC, Wi-Fi, GPS
❌ Без фискального накопителя

3. ПТК MSPOS-K

POS-система для интеграции — сканирует 1D/2D коды.
✔️ Печать 75 мм/с, до 5000 чеков от заряда
✔️ Bluetooth, USB
❌ Нет ФН, не подходит для строгой отчетности

Для ООО

1. aQsi 5

Умный смарт-терминал — для автоматизации учета.
✔️ Android 7, память 8 ГБ
✔️ Интеграция с 1С, МойСклад
✔️ Цветной сенсорный экран, GPS/ГЛОНАСС
✔️ До 10 ч автономной работы
❌ Без ФН

2. РИТЕЙЛ-КОМБО-01Ф (Sewoo)

Профессиональный регистратор — для АЗС, аптек, магазинов.
✔️ Печать 220 мм/с (!), ресурс — 150 км
✔️ В комплекте — сканер штрих-кодов
✔️ Wi-Fi, Bluetooth
❌ Нет ФН, вес 1,4 кг

3. Атол FPrint-22ПТК

Многофункциональная касса с терминалом — для офисов и ритейла.
✔️ Печать 100 км, авторезка, подключение ящика
✔️ Прием карт: чип, NFC, магнитная полоса
✔️ USB, RS-232C — легко интегрируется
❌ Без фискального накопителя

Как проверить, соответствует ли ваша онлайн-касса закону 54-ФЗ

Перед покупкой или регистрацией ККТ убедитесь: модель кассы и фискального накопителя (ФН) должна быть в реестре ФНС. Проверить можно на сайте налоговой.

Основные требования к ККТ (ст. 4 закона №54-ФЗ)

Что обязательно должно быть:

- Заводской номер на корпусе

- Часы реального времени

- Устройство печати чеков и отчетов (кроме интернет-магазинов — там можно без принтера)

- Возможность установки ФН внутри корпуса

- Функция проверки корректности ввода регистрационного номера

Требования к фискальному накопителю (ст. 4.1 закона №54-ФЗ)

- Однократная запись ИНН и номера ККТ (нельзя перезаписать)

- Блокировка формирования чеков, если смена > 24 часов

- Энергонезависимый таймер

- Опломбированный корпус + заводской номер

Как зарегистрировать кассу

1. Приобрести  и установить фискальный накопитель (ФН);
ФН — это «черный ящик» вашей кассы, который шифрует и хранит данные о продажах.

2. Заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД);
Без ОФД касса не сможет передавать чеки в налоговую. Популярные операторы: Контур.ОФД, Такском, Платформа ОФД, Ярус.

3. Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП);
КЭП нужна, чтобы подписать заявление на регистрацию в личном кабинете ФНС.

4. Подключить кассу к интернету;
Стационарные регистраторы — через ПК (USB/Ethernet). Smart-кассы и мобильные устройства — через Wi-Fi, Ethernet или SIM-карту (в зависимости от модели).

5. Загрузить чековую ленту;
Без нее вы не сможете распечатать отчет о регистрации — а он обязателен для завершения процедуры.

Остальное ПО (кассовое, учетное) и настройки можно делать после регистрации — главное — чтобы касса была фискализирована и поставлена на учет.

Как подать заявление на регистрацию ККТ

Заявление можно подать пятью способами:

Штрафы за нарушения с онлайн-кассой по ст. 14.5 КоАП РФ

Если ваш бизнес обязан использовать онлайн-кассу (ККТ), но вы этого не делаете — будьте готовы к серьезным последствиям. Размер штрафов четко прописан в статье 14.5 КоАП РФ:

- Для ИП: от 10 000 ₽ до 50% от “серой” выручки.
- Для юридических лиц: от 30 000 ₽ до 100% от незадекларированной суммы.
- Повторное нарушение = приостановка деятельности
Если налоговая выявит повторное нарушение — особенно при обороте свыше 1 млн рублей — вас ждет не штраф, а приостановка деятельности на 90 суток.

Невыдача чека или ошибка в нем — тоже штраф
Даже если касса есть, но вы:
- не выдали чек покупателю,
- допустили ошибку в реквизитах,
- не отправили данные в ФНС.

Наказание:
ИП: штраф 1 500–3 000 ₽ (иногда — предупреждение)
ООО / юрлица: штраф 5 000–10 000 ₽

Как исправить ошибку в чеке

Хорошая новость — ошибку в чеке можно исправить! Порядок действий зависит от двух факторов:

Когда вы обнаружили ошибку — сразу или позже
Какая версия ФФД (формата фискальных данных) установлена на вашей кассе
Главное — исправьте чек до того, как налоговая обнаружит нарушение. Так вы избежите штрафа по ст. 14.5 КоАП РФ.

Ситуация 1: Ошибка обнаружена сразу — при покупателе (в течение 5 минут)
Если покупатель еще на месте и прошло менее 5 минут — действуйте так:

Ситуация 2: Ошибка обнаружена позже — после ухода покупателя
Если вы заметили ошибку спустя время — первым делом проверьте версию ФФД вашей кассы. Это можно сделать:

- В личном кабинете вашего ОФД
- В отчете об открытии смены на самой кассе
- В карточке кассы в личном кабинете налогоплательщика на nalog.ru

Если у вас ФФД 1.1 или выше — используйте чеки коррекции

Пробейте чек коррекции с признаком:
1. «Возврат прихода» — если был ошибочный «Приход»
2. «Возврат расхода» — если был ошибочный «Расход»
3. Укажите те же реквизиты, что и в ошибочном чеке.
4. Затем пробейте второй чек коррекции — уже с правильными данными и признаком: «Приход» или «Расход» — в зависимости от типа операции.

— Каждую сумму указывайте отдельной строкой — чтобы было понятно, что именно исправляется.
— Нельзя просто пробить один чек коррекции на общую сумму — это не соответствует требованиям ФНС.

Если у вас ФФД 1.05 — используйте обычные чеки (не коррекционные!)

Алгоритм тот же, но вместо чеков коррекции вы пробиваете:

1. Обычный чек с признаком «Возврат прихода» (или «Возврат расхода») — чтобы отменить ошибку.
2. Обычный чек с признаком «Приход» (или «Расход») — с правильными данными.

Важно! Версия 1.05 не поддерживает чеки коррекции — их использование будет ошибкой.

Полезный совет:
Исправлять можно даже на другой кассе — главное, чтобы она была зарегистрирована на тот же ИНН.
Ведите журнал исправлений — это поможет при проверке ФНС.
Настройте кассовую программу так, чтобы она предупреждала о типичных ошибках (неверный налог, пустое поле кассира и т.д.).

Онлайн-касса сломалась? Что делать, чтобы не нарушить закон и не получить штраф

Онлайн-касса — техника, а значит, может дать сбой. Интернет пропал, свет выключили, фискальник переполнен — и вдруг касса не пробивает чеки и не передает данные в ФНС. Что делать? Ниже — пошаговые инструкции для самых частых ситуаций. Все — строго по 54-ФЗ, без риска штрафов.

1. Отключили электричество — касса не работает
Важно: Продавать без выдачи чека — запрещено. Даже если свет погас внезапно — остановите торговлю.
Если отключение произошло во время расчета — как только электричество вернется, сформируйте чек коррекции на сумму не проведенной операции.
Если у вас касса с аккумулятором и SIM-картой — можно продолжать работу, пока есть заряд и мобильный интернет.
Никаких «устных договоренностей» с покупателями — это прямой путь к штрафу по ст. 14.5 КоАП РФ.

2. Пропал интернет — касса не передает чеки в ФНС
Все операции продолжают записываться во фискальный накопитель (ФН) — данные никуда не пропадают. Как только интернет восстановится — ОФД автоматически получит все чеки и передаст их в налоговую.
Если связь с ОФД отсутствует более 30 календарных дней — онлайн-касса автоматически блокируется. Работать на ней будет нельзя — потребуется перерегистрация.

3. Проблемы с фискальным накопителем (ФН)
Фискальный накопитель — не вечный. Он может выйти из строя по двум причинам:

Замените фискальный накопитель на новый. Обязательно перерегистрируйте ККТ в ФНС — даже если касса та же! Без перерегистрации — штраф.
Убедитесь, что старый ФН извлечен правильно — данные с него можно запросить для архива.

Главное правило: не торгуйте без чека — лучше остановиться, чем получить штраф. Даже в аварийной ситуации закон на стороне прозрачности. Используйте чеки коррекции, резервное питание, мобильный интернет — и ваш бизнес останется в «белой зоне». А главное — избежите штрафов до 100% от выручки и приостановки деятельности.

Топ-3 ошибки при работе с онлайн-кассой: как не получить штраф от ФНС

Согласно статистике Федеральной налоговой службы, большинство штрафов за нарушения 54-ФЗ связаны не с уклонением от использования ККТ, а с техническими и организационными ошибками. Мы собрали самые частые из них — чтобы вы могли их избежать.

❌ Ошибка №1: Забыли вовремя заменить фискальный накопитель (ФН)
Фискальный накопитель — «сердце» онлайн-кассы. Он хранит и передает данные в ФНС. Но у него есть срок службы:

13 месяцев — для бизнеса на спецрежимах (УСН, ЕНВД, ПСН и др.)
15 месяцев — для организаций на ОСНО с льготами
36 месяцев — для обычных компаний на ОСНО
По истечении срока ФН блокируется автоматически.
Касса не пробьет чек, не закроет смену, и вы не сможете работать легально — пока не замените накопитель.

❌ Ошибка №2: Заменили ФН — но не перерегистрировали кассу
Многие предприниматели думают: «Поставил новый накопитель — и все, можно работать». Это ошибка!

Любое изменение в данных ККТ — в том числе замена ФН — требует перерегистрации кассы в ФНС. Работа на не перерегистрированной кассе = нарушение 54-ФЗ → штраф по ст. 14.5 КоАП РФ:
ИП: 1 500–3 000 ₽, Юрлица: 5 000–10 000 ₽

❌ Ошибка №3: Не заполняют данные кассира в чеке
В каждом кассовом чеке (и в Z-отчете) должно быть указано поле «Кассир» — с ФИО и должностью сотрудника, который обслужил покупателя.

Но на практике часто:

Это нарушение. ФНС требует персонификации операций — чтобы можно было отследить, кто именно провел расчет.

Большинство штрафов за онлайн-кассу — следствие невнимательности, а не злого умысла. Автоматизируйте процессы, ставьте напоминания, обучайте сотрудников — и вы сведете риски к нулю.

Заключение

Онлайн-касса — это не «наказание от государства», как многие до сих пор думают. Это инструмент прозрачности, контроля и защиты. В 2025 году работа без ККТ — это не просто риск штрафа (а он может достигать 100% от “серой” выручки), это риск потерять бизнес — особенно при повторных нарушениях.

Но даже правильно выбранная и зарегистрированная касса — это только начало. Чтобы она работала без сбоев, не блокировалась и не доставляла головной боли — нужна профессиональная поддержка. Доверьте обслуживание ККТ профессионалам — компании “ИТЛ”. Мы знаем, как важно, чтобы касса работала всегда — даже когда интернет отключился, фискальный накопитель переполнился, или в чеке появилась ошибка. Поэтому предлагаем полный цикл услуг по сопровождению онлайн-касс. Подробности по ссылке.